Privacy Reglement

Vanaf 25 mei 2018 is iedere organisatie in Nederland die persoonsgegevens verwerkt verplicht te voldoen aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening geeft betrokkenen meer controle over hun persoonsgegevens die worden bewaard en gebruikt door overheden en private organisaties.

Gelet op deze verordening informeert het Hofje u als volgt.

Het Hofje verwerkt persoonsgegevens van bewoonsters en aanvragers van woonruimte. Het betreft onder meer de volgende gegevens: naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer, alsmede de datum waarop een bewoonster een woning is gaan huren. Daarnaast kan het Hofje fotomateriaal verwerken van open dagen en andere bijeenkomsten ten behoeve van de website en archivering.

De lijst van bewoonsters van het Hofje wordt beheerd door de beheerder en het college van regenten en wordt uitsluitend gebruikt voor zover dit noodzakelijk is om in contact te treden met de bewoonsters. De gegevens zijn beschikbaar in fysieke vorm en worden afdoende beschermd tegen onbevoegde toegang of gebruik, en digitaal op een wijze die voldoet aan de geldende normen van informatiebeveiliging.

Het Hofje deelt geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, op grond van een wettelijke verplichting, of met voorafgaande toestemming van de betrokkene.

Het Hofje gebruikt de persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dagelijkse gang van zaken, communicatie met bewoonsters, het beheer van de woonruimte en het in stand houden van het historische karakter van het Hofje. Foto’s worden gebruikt ten behoeve van de website en archivering.

In het kader van inschrijving, selectie en toewijzing van woonruimte verwerkt het Hofje uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van een aanvraag. Dit betreft achternaam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens, zoals beroep, worden alleen verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag.

Het Hofje is een instelling met een historisch en/of ideëel karakter, gericht op het bieden van woonruimte aan een specifieke doelgroep. De toelatingscriteria vloeien voort uit deze doelstelling en worden objectief, proportioneel en transparant toegepast, met inachtneming van de geldende wetgeving inzake gelijke behandeling.

In dat kader hanteert het Hofje selectiecriteria bij de beoordeling van aanvragen, waaronder:

• het behoren tot de doelgroep (alleenstaande vrouw van 50 jaar of ouder);
• het voldoen aan vastgestelde inkomensgrenzen;
• de mate van zelfstandigheid en mobiliteit in relatie tot de woonvoorziening;
• het akkoord gaan met het geldende huisreglement, waaronder het huisdierenbeleid.

Deze criteria zijn gerechtvaardigd door het legitieme doel van het Hofje en noodzakelijk voor de toewijzing van woonruimte.

Het Hofje verwerkt geen kopieën van identiteitsbewijzen en registreert geen paspoort- of identiteitskaartnummers, tenzij dit wettelijk verplicht is. Indien identificatie noodzakelijk is, vindt dit uitsluitend plaats door visuele controle van een geldig identiteitsbewijs.

Gegevens over godsdienst worden in beginsel niet verwerkt. Indien deze gegevens, gelet op het karakter en de doelstelling van het Hofje, noodzakelijk zijn voor toelating, gebeurt dit uitsluitend op basis van uitdrukkelijke, vrije en geïnformeerde toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:

• de noodzaak voor het aangaan en uitvoeren van een huurovereenkomst;
• het gerechtvaardigd belang van het Hofje om haar doelstelling te realiseren;
• en, waar van toepassing, de toestemming van de betrokkene.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van afgewezen kandidaten worden in beginsel maximaal één jaar bewaard, tenzij toestemming is gegeven voor een langere bewaartermijn. Gegevens van bewoonsters worden bewaard gedurende de looptijd van de huurovereenkomst en voor zover nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In verband met het historische karakter van het Hofje kunnen bepaalde gegevens langer worden bewaard, met passende waarborgen zoals beperkte toegang en dataminimalisatie.

Het Hofje treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde personen.

De betrokkene heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast bestaat het recht op beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Tot slot heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.

De bewoonster kan te allen tijde haar recht te gelde maken bij de beheerder van het Hofje, via ons algemeen contactformulier.

Rondleidingen, vrijwilligers, bestelformulier

Voor het gebruik van onze website en diensten maken wij gebruik van verschillende formulieren. Hierbij verwerken wij uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Rondleiding
Bij het aanvragen van een rondleiding vragen wij de volgende verplichte gegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast verzamelen wij gegevens met betrekking tot de rondleiding zelf, zoals datum, tijd en het aantal personen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het plannen en organiseren van de rondleiding en het contact hierover.

Vrijwilliger
Wanneer u zich aanmeldt als vrijwilliger, verwerken wij de volgende verplichte gegevens: geslacht, achternaam, e-mailadres, leeftijd, telefoonnummer en het type vrijwilligersfunctie waarin u geïnteresseerd bent. Deze gegevens worden gebruikt om uw aanmelding te beoordelen en om contact met u op te nemen.

Bestelformulier (boek en/of ansichtkaart)

Voor de verwerking van bestellingen vragen wij de volgende verplichte gegevens: geslacht, achternaam, adres en e-mailadres. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het afhandelen en verzenden van uw bestelling en voor communicatie hierover.

Wij verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk is.

 

---

 

Op de website van het Hofje staat onze privacyverklaring, die geldt voor de gebruikers van de website en geldt ook voor de bewoonsters.

Voor vragen over het privacyreglement van het Hofje kunt u zich wenden tot Mevrouw Mr. A.Th.A. Kwint-Bijleveld, Regentes-rentmeester van de Hof, via ons algemeen contactformulier.

Het College van Regenten